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Encuestas a proveedores: Potenciar las asociaciones y las canalizaciones

Una herramienta esencial para mejorar las relaciones con los proveedores y optimizar la cadena de suministro es la encuesta a proveedores.

A continuación, profundizaremos en qué es una encuesta a proveedores, cuál es su finalidad y ofreceremos ejemplos de preguntas para encuestas a proveedores.

¿Qué es una encuesta a proveedores?

Una encuesta a proveedores es un proceso en el que las empresas recogen opiniones de los proveedores que suministran bienes o servicios a la empresa. Al recabar la opinión de los proveedores, las organizaciones conocen mejor cómo perciben la calidad del producto, la comunicación y los niveles de satisfacción general.

Existen dos tipos de encuestas a proveedores: las encuestas a proveedores actuales (también conocidas como cuestionarios de opinión a proveedores) y las encuestas a proveedores potenciales (también conocidas como cuestionarios a nuevos proveedores).

Las encuestas actuales a proveedores tienen como objetivo recoger opiniones sobre la experiencia del proveedor al trabajar con su empresa. El análisis de esta información le permite tomar decisiones con conocimiento de causa, identificar áreas de mejora y reforzar su colaboración con los proveedores.

Las encuestas a proveedores potenciales hacen muchas de las mismas preguntas, pero su objetivo es determinar si quiere trabajar con ellos.

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¿Para qué sirve una encuesta a proveedores?

Las encuestas a proveedores tienen múltiples objetivos y aportan importantes beneficios a las empresas:

  1. Mejorar las relaciones con los proveedores:
    La información periódica a través de encuestas a los proveedores fomenta una comunicación abierta, reforzando el vínculo entre empresas y proveedores.
  2. Identificación de áreas de mejora en la cadena de suministro:
    Los resultados de las encuestas a proveedores ayudan a identificar los puntos débiles de la cadena de suministro, lo que permite a las empresas aplicar las mejoras necesarias.
  3. Evaluación del rendimiento y la calidad de los proveedores:
    Las encuestas a proveedores ayudan a evaluar su rendimiento, garantizando que cumplen las normas y ofrecen servicios o productos de calidad.

¿Qué hay que tener en cuenta en una encuesta a proveedores?

Una encuesta de proveedores bien diseñada debe abarcar una serie de temas que evalúen desde la satisfacción del proveedor hasta la calidad del producto/servicio.

Al escribir tanto preguntas abiertas y preguntas cerradasLas empresas pueden obtener información exhaustiva sobre los puntos fuertes y débiles y mejorar las relaciones con los proveedores.

A continuación, exploraremos algunos temas esenciales a tener en cuenta en una encuesta a proveedores:

  • Satisfacción general: Evaluar el nivel de satisfacción global de los proveedores con la experiencia de asociación.
  • Comunicación y capacidad de respuesta: Evaluar la eficacia de los canales de comunicación y la rapidez de las respuestas.
  • Calidad del producto/servicio: Recoger opiniones sobre la calidad y coherencia de los productos o servicios prestados por el proveedor.
  • Entrega y cumplimiento: Evaluar la eficacia y fiabilidad de los procesos de entrega y cumplimiento.
  • Costes y precios: Determine si el precio y las condiciones de pago se ajustan al valor aportado por el proveedor.
  • Apoyo a proveedores: Evalúe el nivel de apoyo y asistencia ofrecido por el proveedor a la hora de abordar problemas o retos.
  • Comprensión de las necesidades empresariales: Mide hasta qué punto el proveedor comprende y satisface las necesidades específicas de la empresa.
  • Innovación y mejora: Determine si el proveedor contribuye a la mejora continua y ofrece soluciones innovadoras.
  • Fiabilidad: Evaluar la fiabilidad del proveedor a la hora de respetar los plazos y cumplir los compromisos.
  • Flexibilidad: Evaluar la capacidad de adaptación del proveedor a los cambios de requisitos o circunstancias.
  • Gestión de riesgos: Identificar el enfoque de gestión de riesgos del proveedor y su capacidad para mitigar los riesgos potenciales.
  • Comunicación de cambios: Recoger opiniones sobre la eficacia con la que el proveedor comunica los cambios que pueden afectar a la asociación.
  • Comentarios y reclamaciones: Evalúe la receptividad del proveedor a los comentarios y cómo gestiona las quejas o preocupaciones.
  • Relación a largo plazo: Determine la voluntad del proveedor de fomentar una asociación de colaboración a largo plazo.
  • Sugerencias y comentarios adicionales: Anime a los proveedores a aportar comentarios y sugerencias de mejora adicionales.

Cómo encuestar a los proveedores

Para obtener información de los proveedores, considere los siguientes enfoques:

  • Utilice una plantilla de cuestionario de encuesta a proveedores: La forma más sencilla de empezar sería con una plantilla de encuesta a proveedores. Esto dependerá del herramienta de encuesta que esté utilizando, pero siempre puede utilizar las preguntas de este artículo como plantilla.
  • Aproveche las plantillas de encuestas de satisfacción del cliente: Muchas de las preguntas habituales a Encuestas CSAT se aplicará también a los proveedores. Por tanto, si ya ha encuestado a clientes en el pasado, puede ahorrar tiempo duplicando la encuesta e introduciendo algunos pequeños cambios.
  • Preguntas cerradas y abiertas: Combinar preguntas cerradas para análisis cuantitativo y preguntas abiertas para datos cualitativos. Los comentarios abiertos también proporcionarán el contexto necesario para las preguntas cerradas.
  • Mida su puntuación neta de promotores (NPS): Implementar Net Promoter Score para medir la fidelidad de los proveedores y encontrar a sus defensores.

Consejo profesional

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Ejemplos de preguntas de encuestas a proveedores

Estas preguntas, cuidadosamente elaboradas, le permitirán recabar valiosas opiniones de los proveedores. Le permitirán decisiones basadas en datosLa cadena de suministro se ha convertido en una de las principales fuentes de ingresos de la UE.

Sin embargo, también puede utilizarlas con posibles proveedores, de los que le gustaría saber más antes de entablar una colaboración.

Preguntas de información general sobre el proveedor

  • ¿Desde cuándo es proveedor de nuestra empresa?
  • ¿Qué categoría de productos o servicios ofrece?
  • ¿En qué sector industrial opera su empresa?
  • ¿Cuál es el volumen de ventas anual aproximado de su empresa?
  • ¿Dónde se encuentra la sede principal de su empresa?

Cuestiones relacionadas con el rendimiento y el servicio

  • ¿Cuál es su grado de satisfacción con nuestro proceso de tramitación de pedidos?
  • En una escala del 1 al 10, ¿cómo calificaría la calidad de los productos/servicios que ofrece?
  • ¿Cómo calificaría la capacidad de respuesta de nuestro equipo a sus preguntas e inquietudes?
  • ¿Cuál es su grado de satisfacción con la rapidez con la que resolvemos los problemas a los que se ha enfrentado al trabajar con nosotros?
  • Desde su punto de vista, ¿cree que fomentamos la innovación y la mejora continua en nuestra colaboración?

Preguntas sobre comunicación y capacidad de respuesta

  • ¿Cómo calificaría nuestra capacidad de respuesta a consultas o problemas?
  • ¿Considera que nuestros canales de comunicación son eficaces para resolver sus problemas?
  • ¿Considera que la información y las actualizaciones facilitadas por nuestro equipo son claras y fáciles de entender?
  • ¿Con qué frecuencia cree que nos ponemos en contacto con usted para mantenerle informado de cualquier cambio que pueda afectar a nuestra colaboración?
  • ¿Está satisfecho con la disponibilidad de los miembros de nuestro equipo para la comunicación y la asistencia?

Cuestiones de calidad y fiabilidad

  • ¿Cómo garantizan la calidad constante de los productos/servicios que prestan a nuestra empresa?
  • ¿Puede describir las medidas de control de calidad que aplica para mantener un alto nivel de calidad de sus productos y servicios?
  • ¿Cómo gestiona los casos de defectos de producto o deficiencias de servicio si se producen?
  • Desde su punto de vista, ¿hasta qué punto considera fiable a su empresa como proveedor para satisfacer nuestras necesidades de forma constante?
  • ¿Con qué frecuencia cumplen los plazos de entrega acordados para los productos/servicios?

Cuestiones relacionadas con costes y precios

  • ¿Cómo garantiza que sus precios sigan siendo competitivos en el mercado en comparación con otros proveedores?
  • ¿Cree que el valor que ofrece se ajusta bien al precio de sus productos/servicios?
  • ¿Hasta qué punto considera transparentes nuestros precios y el desglose de costes de los productos/servicios que ofrecen?
  • ¿Son adecuadas para su empresa las condiciones de pago que tenemos actualmente?
  • ¿Ofrecen oportunidades de ahorro, descuentos por volumen o incentivos de fidelidad para la colaboración a largo plazo?

Características principales de una encuesta de evaluación de proveedores

Una encuesta de evaluación de proveedores bien diseñada posee las siguientes características:

  • Pertinencia para los objetivos empresariales: Asegúrese de que cada pregunta se ajusta a sus metas y objetivos empresariales.
  • Preguntas claras: Elabore preguntas sencillas que los proveedores puedan entender y responder fácilmente.
  • Escalas de valoración equilibradas y opciones de respuesta: Ofrecer balanzas equilibradas para evitar sesgo de respuesta y obtener información precisa.
  • Una evaluación comparativa adecuada: Establecer criterios de referencia para evaluar a los proveedores con respecto a las normas del sector.
  • Intervalos de encuesta regulares y coherentes: Realice encuestas a intervalos regulares para seguir la evolución de la satisfacción y el rendimiento de los proveedores.

Consejo profesional

Para aumentar al máximo sus índices de respuesta, haga que su encuesta esté disponible en tantos canales como sea posible. Por ejemplo, enlace, correo electrónico, incrustación web, código QR y ventanas emergentes.
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Conclusión

Las encuestas a los proveedores desempeñan un papel fundamental en el fomento de relaciones sólidas con ellos, optimizar la cadena de suministroy lograr la satisfacción general del cliente.

Mediante el empleo de diversas técnicas de encuesta, las empresas pueden recabar información valiosa para mejorar sus operaciones y ofrecer experiencias excepcionales para los clientes.

Recuerde que medir sistemáticamente la satisfacción de los proveedores y actuar en función de los comentarios recibidos conducirá a una empresa más próspera a largo plazo.

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